Cómo hacer una conferencia de prensa para la Red Mexicana de Periodistas Ambientales (REMPA)

Dentro de las actividades prioritarias de REMPA, hay una serie de cuatro conferencias de prensa sobre la conservación de bosques, por el cual la red colabora con el International Center for Journalists (ICFJ) y la Society of Environmental Journalists (SEJ). Esto es posible gracias a los fondos de la Fundación Ford disponibles hasta mediados del año 2008.

Con el propósito de facilitar la realización de las conferencias, Periodismo para Elevar la Conciencia Ecológica (PECE) ha redactado esta especie de guía general a los integrantes de REMPA. Hasta el momento ya se llevó a cabo la primera de cuatro comprometidas y se ha propuesto una segunda. La/os integrantes de REMPA deben proponer las otras conferencias a PECE para recibir el apoyo financiero y técnico.

Entrevista periodistica con ponente Iván Zúñiga Pérez Tejada en la conferencia de REMPA en Toluca. Noviembre 2007. © Foto cortesía de Miguel Ángel Torres.

El fin de las conferencias es doble: informar al gremio y al público, además de atraer nuevos integrantes a REMPA. Se sugiere leer la guía y tomarla en cuenta a la hora de organizar una conferencia.

Definir tema
En este caso el tema es Los bosques comunitarios en México, y se pueden abordar todos los asuntos relacionados, tales como
Los bosques comunitarios y el cambio climático.
La producción silvícola en los bosques comunitarios.
Practicas sustentables en los bosques comunitarios y más.

Establecer el equipo de manos a la obra
Miembros de la red se auto postularán (serán lo/as delegado/as) para llevar a cabo las conferencias y decidirán quiénes de sus colegas residentes en su ciudad o zona les prestarán apoyo para formar un equipo de trabajo. En todos los casos lo/as integrantes de PECE ayudarán y resolverán dudas.

Ponentes
Cada delegado/a propondrá e invitará a los ponentes, que incluso pueden ser miembros de la Red. El énfasis debe estar en invitar a productores comunitarios porque rara vez tienen la oportunidad de exponer ante los medios. Se recomienda un máximo de cuatro expositores que podrán representar a:
Productores silvícolas comunitarios
Académicos
Organizaciones no gubernamentales
Los tres niveles de gobierno
La participación de los invitados será confirmada con un mes de anticipación a la fecha de la realización de la conferencia.

El lugar
Conseguir con 15 días de anticipación, el sitio donde se llevará a cabo la conferencia. Es recomendable una universidad, casa de cultura, museo y un salón de algún establecimiento como de un hotel o restaurante. Evitar compromisos con dependencias gubernamentales, partidos políticos y sindicatos patronales.

La fecha
Definir la fecha con base en las preferencias de cada ciudad. ¿Cuál es el día en que se venden más diarios o los noticieros en medios electrónicos cuentan con más audiencia, o lo/as periodistas son mas disponibles?
Es pertinente también para que los ponentes revisen su agenda y no tengan otros compromisos. Tomar en consideración también la influencia de días feriados o celebraciones locales.

Financiamiento
Se cuenta con recursos donados por la Fundación Ford para efectuar estas conferencias. Los recursos respectivos se depositarán tres semanas antes de la fecha del acto, siempre y cuando el equipo de la conferencia haya entregado antes a PECE todos los datos de la cuenta en donde depositar y una relación detallada de los costos anticipados, o sea una propuesta o un borrador de presupuesto. Es imprescindible suministrar los datos y el presupuesto detallado con el mínimo de estas 3 semanas de anticipación, porque los trámites bancarios internacionales son lentos y complejos. Los costos admisibles incluyen todos los gastos de lo/as delegado/as y ponentes, así como el precio del lugar y los refrigerios. PECE platicará con cada equipo sobre los detalles de este requisito.

Se sugiere que cada delegado a su vez, consiga recursos y ayudas que hagan más fácil la logística de las conferencias. Se pueden conseguir descuentos en hoteles, transporte y restaurantes en caso de que algún ponente asista desde otra ciudad, por ejemplo; también en el servicio de café y bocadillos, fotocopiado, mesas, sillas y sonido, por ejemplo. Lo que se ahorre se destinará a cubrir los gastos de la próxima reunión anual.

Registro de los gastos
El líder de cada equipo tiene la responsabilidad de rembolsar o designar a quien reembolse a cada participante elegible el día del evento, misma responsabilidad que implique pedirles el llenado del formato de reembolso que PECE proveerá al líder para que haga copias y las distribuya. Quien se encarga de los reembolsos tiene que pedir comprobantes sencillos (no necesitan RFC) para cualquier gasto mencionado en la relación que supere el equivalente de 25 dólares.

Toda la contabilidad — presupuesto final, relación de todos los gastos, y comprobantes — tiene que entregarse a PECE dentro de 8 días de la realización del evento, para su entrega final a SEJ, ICFJ, y la Ford.

Si sobra dinero del depósito, el/la derechohabiente de la cuenta que recibió el deposito tendrá la responsabilidad de depositarlo en la cuenta de el/la responsable de la siguiente conferencia de prensa.

Directorio
Antes del evento, cada delegado/a deberá crear un directorio de medios y reporteros con el fin de hacer las invitaciones en dos tiempos: vía telefónica y correo electrónico, y de manera personal con invitación en mano. El directorio es de utilidad para enviar boletines sobre la realización de la conferencia, que también se deben hacer y entregar en su momento, antes, durante y después de la conferencia.

De la conferencia
Estar una hora antes para revisar que todo funciona y está en su lugar.
Tener un programa que ilustre el orden de participación de los ponentes, con sus títulos, y de ser posible, una breve biografía de cada uno.
Registrar nombre, números y correos electrónicos de los asistentes.
Moderar el panel de tal manera que los asistentes, representantes de los medios, se aterrizan desde el principio sobre los puntos básicos de la polémica silvícola y no andan buscando la nota de 8 donde no está.
Dar la palabra a los ponentes.
Dejar la sesión de preguntas hasta el final.
Invitar a los presentes a formar parte de la Red y dar a conocer los requisitos que debe cubrir y los objetivos de la organización.
Señalar a los presentes una mesa atendida por una persona en donde pueden registrar sus datos para inscribirse en PALnet y pagar su cuota para formar parte de REMPA.
Entregar un reconocimiento (diploma) a los participantes
Dar paso a la convivencia con los reporteros y devorar los bocadillos. En este momento algunos reporteros aprovechan para hacer entrevistas.
Recoger las cosas que sobraron.
Agradecer a los anfitriones.

Monitoreo
Desde ese momento el equipo debe monitorear la difusión de la conferencia en los medios electrónicos y durante los siguientes tres días cuando menos en el resto de medios para hacer un registro, medir la difusión, y compartir los resultados con PALnet.

Seguimiento
El equipo debe ponerse de acuerdo sobre quién dará un informe breve, aunque sea de unas frases, a PALnet y para lo/as colaboradores institucionales incluyendo a la Fundación Ford. Este informe puede acompañarse con una foto o video. Vale entregarlo a Palnet dentro de un par de días del evento. PECE se encargará de pasarlo a ICFJ, SEJ, y la Ford, aunque todos estos tienen a alguien inscrito en PALnet.

El equipo debe pasar a la mesa directiva de REMPA la relación de nuevos integrantes de PALnet y la relación de nuevos integrantes de REMPA junto con sus cuotas. La mesa debe exigir estas cuentas, si no las reciben dentro de 8 días.

Aportaciones
Seguramente son muchas más las cuestiones que se atraviesan al organizar una conferencia, pero consideramos que aquí tratamos lo básico. Esperamos que sea de utilidad. Invitamos a cada equipo aportar sus propias recomendaciones para enriquecer esta guía. Saludos.